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ERP系統上線時,財務可以做什么?

發表時間:2020-05-19 18:48

作為一名財務人員,如能在工作中遇到公司更新或上線ERP系統,而自己恰好又可以參與其中,那將是一件很值得高興的事。我們很多人通常會知道公司用的什么軟件,但是往往并不清楚這個系統起初的設計是怎么來的,所以當出現問題時也不知該如何有效地解決。在此,我想和大家分享一點ERP建設中財務部分的設計構思,希望能對大家有所幫助。


ERP系統上線時,財務可以做什么?


ERP是什么?

ERP是一套完整的供應鏈系統,功能強大的ERP基本囊括了從計劃-采購-倉儲-制造-品質-銷售—資產管理-財務核算-財務分析與報表-客戶關系管理等等所有的企業運營環節,甚至連前幾年剛剛興起的電商平臺功能在此系統中也已可以體現。根據行業不同,各ERP軟件的開發重點也不一樣。制造型的企業,偏向于計劃管理、流程精細化管理,對于工單、工時的管理會更專業。而商貿型企業則更偏向于CRM(客戶關系管理)以及倉儲物流的精準管理。

公司準備更新或上線ERP系統時,財務可以做什么?

首先我們必須了解清楚公司上線系統的初衷是什么,其次需要思考如何將公司的管理流程和管理模式轉移到系統中去,以更好地提升效率、精細管理、減少差錯率。最后,需要結合公司具體上線的系統類型做具體計劃和安排。

如果公司上線的只是一套單純的業務系統,并沒有財務的模塊(憑證、報表等),或者有財務模塊但二者信息不相連,我們就需要思考怎樣才能實現業務和財務系統的無縫對接,減少人為操作的失誤。如果公司準備更換或上線的是一套完整的ERP軟件,那么我們作為財務人員就需要熟悉所有的業務場景。

只有了解業務流程,才能做好財務管控、做好財務分析,幫助公司實現精準管理的目標。建議在前期調研時,財務負責人一定要全程參與所有部門的調研及需求確認。因為業務部門只是站在自己的立場思考,覺得怎么怎么做是對的,但是這么做是不是真的對,需要財務人員從成本效益及內部控制的角度作出再判斷。

比如很多企業都會發生的“其他出庫單”,對于業務部門來說,這就是一個單據類型而已,流程應該和正常出庫一樣,沒有什么特別。但是站在財務的角度去考慮,“其他出庫單”則是屬于非常規的例外事項,需要由財務進行審核。這個審核是在系統里給財務設置審核權限做事中控制,還是每月定期將原始單據做事后監督,可根據公司自身實際情況做安排。

另外,ERP重在流程設計,如果流程設計有問題,可能就會出現監管不到位的情況。所以每個企業應該根據自身所在行業以及管理重點去選擇適合自身特點的系統,既不要盲目追求高大上,也要有企業發展的前瞻性眼光,以保證系統符合未來發展的需要。當然,大型規模的企業也可以自行研發、定制ERP系統。

n 企業的業務系統和財務系統不相連情況下,財務人員要注意什么?

財務人員最關心的通常有兩個核心點:

n 成本核算;

n 兩套系統數據的一致性。

成本核算,難點在于制造費用的分攤,或者是有工單的需要用工時或工作量來分攤直接人工到產成品上,作為制造型企業,這點尤為重要,一定要在調研前做好詳細的準備工作,將需求明確地告知項目經理,確認是否可以按要求實施或開發。

兩套系統數據的一致性。現在有一部分企業,信息從業務系統到財務系統的傳遞,是完全通過人為去操作的,這樣就會導致財務人員每天都記賬,工作量大且容易出現兩個系統的數據對不上,通常是體現在應收應付不一致。對不上的最根本原因是業務系統的單據流程設計時未將權限劃分,在其業務系統中未加入財務控制點,導致業務信息變更或修改了財務還不知道。

比如業務昨天做的銷售出庫單,財務在今天早上入賬了,然后業務部門發現不對,將財務已在財務系統入賬的業務單據進行了修改或刪除,但并未通知財務,就出現了差異。在多客戶、多供應商的企業中,一旦出現這種差異,往往很難查出來,假以時日,往來賬就是一筆糊涂賬,不清不楚,無形中會給公司帶來損失,而且有很大的隱患。

那么在業務、財務系統不相連的狀況下,應該如何避免以上的問題呢?我的建議是對業務系統做如下優化:

n 在業務系統中增加一個財務記賬功能或財務審核權限,實現財務對業務系統的人為控制;

n 所有業務系統的數據到財務系統里入賬時,能在憑證摘要中體現業務系統原單號的盡量體現原單號;

n 制定嚴格的單據遞交到財務審核的流程,明確業務部門在多長時間須將原始單據呈交財務審核,減少業務人員改單的隨意性;

n 要求會計人員每月內部核對往來賬,導出業務系統里的原始單據明細,分周保存,按周核對往來單位當月新增的應收應付,做到周清周核,避免時間久了,核查單據時花費大量時間去查差異,甚至查不出來;

n 定期外部核對往來帳,對客戶或供應商進行函證,有差異的事項列出,安排人做專項的核查工作。

因本人知識有限,以上為自己的一點點工作經驗,分享出來,如有不適之處,希望大家指正。


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